Privacyverklaring

Inleiding

Deze privacyverklaring geldt voor het gebruik van de Nederlandse Hero-websites en voor contact met Hero in Nederland. Als je onze websites bezoekt, contact met ons opneemt, je inschrijft voor updates of bij ons solliciteert, verwerken wij persoonsgegevens.

In deze verklaring gebruiken wij je/jouw. Daarmee bedoelen wij altijd jou als betrokkene.

Deze verklaring beschrijft welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt. Details over cookies en vergelijkbare technieken staan in onze aparte Cookieverklaring.  

1.Verantwoordelijk voor de verwerking

1.1 Verwerkingsverantwoordelijke 
Hero Nederland B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die onder deze verklaring vallen. Hero Nederland B.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 20000142 en is gevestigd aan de Teteringsedijk 279, 4817 ME Breda. Telefoon: +31 (0)76 579 8000. E-mail: privacy@hero.nl.

1.2 Reikwijdte 
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verschillende merken van Hero Nederland B.V. Waar informatie merk-specifiek is, vermelden wij dit. 

2.Wat zijn persoonsgegevens en wat betekent verwerken?

Onder persoonsgegevens verstaan wij alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit varieert van naam en contactgegevens tot digitale identificatoren zoals IP-adressen. Verwerken omvat iedere handeling met deze gegevens, waaronder verzamelen, opslaan, raadplegen, gebruiken, wijzigen, verstrekken en verwijderen. 

3.Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om onze websites goed te laten werken, om vragen af te handelen, om communicatie te verzorgen (bijvoorbeeld nieuwsbrieven als je je daarvoor inschrijft), om onze dienstverlening te verbeteren en te beveiligen, en om sollicitaties te behandelen.

3.1 Websitebezoek 
Wanneer je onze websites bezoekt, verwerken wij technische gegevens die nodig zijn om de website te laten functioneren, te beveiligen en te verbeteren. Denk aan IP-adres, apparaatgegevens en browserinformatie, en informatie over je bezoek aan de website. Voor cookies en vergelijkbare technieken verwijzen wij naar onze Cookieverklaring.

3.2 Contact en consumenten 
Als je contact met ons opneemt (bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of een contactformulier), verwerken wij jouw contactgegevens en de inhoud van je vraag of verzoek. Deze gegevens gebruiken wij om contact met je te kunnen opnemen, je vraag te beantwoorden en onze dienstverlening te verbeteren. Hier vind je de contact pagina.

3.3 Sollicitanten 
Als je solliciteert op een functie bij Hero Nederland B.V., verwerken wij jouw sollicitatiegegevens om je sollicitatie te behandelen, met je te communiceren, gesprekken te plannen, je geschiktheid te beoordelen en de procedure administratief af te ronden. Dit betreft doorgaans gegevens zoals naam en contactgegevens, cv, motivatie, correspondentie en notities uit gesprekken. Als dat passend en noodzakelijk is, kunnen daar ook referenties of assessmentresultaten bij horen.

Bewaartermijn: als je niet in dienst treedt, verwijderen wij jouw sollicitatiegegevens in beginsel uiterlijk 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Als je ons uitdrukkelijk toestemming geeft om jouw gegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld voor een talentpool), bewaren wij deze maximaal 1 jaar na afronding van de procedure. Daarna verwijderen of anonimiseren wij jouw gegevens.

Als je solliciteert via een (groepsbreed) recruitmentsysteem of via een internationale careers-omgeving, verwerken wij jouw gegevens mogelijk samen met groepsmaatschappijen en dienstverleners die ons ondersteunen bij het beheer van het platform. Jouw gegevens worden daarbij binnen de EU/EER verwerkt. 

4. Op basis waarvan mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend als daarvoor een rechtsgrond uit artikel 6 AVG bestaat. Volgens de AVG mogen wij persoonsgegevens verwerken als één van de onderstaande rechtsgronden van toepassing is:

• Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten of het nemen van stappen op jouw verzoek (bijvoorbeeld het afhandelen van een verzoek of het behandelen van een sollicitatie);
• Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om onze websites te beveiligen, te verbeteren en vragen af te handelen, waarbij wij jouw belangen meewegen;
• Jouw toestemming (indien nodig), bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven en voor het langer bewaren van sollicitatiegegevens voor een talentpool. 

5.Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken alleen de gegevens die wij nodig hebben voor de hierboven genoemde doeleinden. Afhankelijk van jouw relatie met ons kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• identiteits- en contactgegevens (bijv. naam, e-mail, telefoonnummer, adres);
• communicatiegegevens (bijv. inhoud van e-mails, contactformulieren en correspondentie);
• nieuwsbrief- en voorkeurgegevens (bijv. inschrijving, afmelding en voorkeuren);
• sollicitatiegegevens (bijv. cv, motivatiebrief, correspondentie, gespreksnotities en, waar passend, referenties/assessments);
• technische webgegevens (bijv. IP-adres, browsertype, apparaatinformatie en bezochte pagina’s);
• cookiegegevens. 

6.Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

Gegevens worden verkregen via directe interactie (formulieren, e-mail, telefoon en sollicitaties), automatisch via cookies en vergelijkbare technieken, en in sommige gevallen via derden (bijvoorbeeld dienstverleners of wervingspartners), voor zover dat in jouw situatie aan de orde is. 

7.Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren op grond van wetgeving. Sollicitatiegegevens bewaren wij conform paragraaf 3.3 Administratieve gegevens, zoals factuur- en betaalgegevens, bewaren wij waar van toepassing conform fiscale bewaarplichten. Technische gegevens en cookies bewaren wij conform onze Cookieverklaring.  

8.Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Uitsluitend geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot jouw gegevens. Daarnaast delen wij persoonsgegevens met zorgvuldig geselecteerde derde partijen die ons ondersteunen, zoals IT- en hostingdienstverleners, communicatie-/nieuwsbriefplatforms en andere verwerkers die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze websites en processen. Delen gebeurt altijd op basis van passende afspraken (zoals een verwerkersovereenkomst), met minimale-toegang-principes en beveiligingsafspraken.

Wij kunnen persoonsgegevens ook delen met bevoegde autoriteiten als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. 

9.Internationale doorgifte

Jouw gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte. Indien doorgifte naar landen buiten de EER noodzakelijk wordt, treffen wij passende waarborgen, zoals model­contract­bepalingen. 

10.Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Dit omvat onder andere toegangsbeheer, encryptie waar passend, logging en monitoring, beveiligde back-ups en het actueel houden van systemen.

Derde partijen die wij inschakelen verplichten wij contractueel om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te respecteren en passende beveiligingsmaatregelen te nemen. 

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen beslissingen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen of andere significante gevolgen voor jou hebben, tenzij wij je daarover informeren en dit volgens de AVG is toegestaan. 

12. Jouw rechten als betrokkene

Je hebt het recht om inzage te vragen in jouw persoonsgegevens en om jouw gegevens te laten corrigeren of verwijderen. Je kunt ook vragen om beperking van de verwerking, bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en in sommige gevallen jouw gegevens laten overdragen. Als wij jouw gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je die toestemming altijd intrekken.

Je hebt de volgende rechten:

• Recht op informatie: 
  Betrokkenen hebben recht op heldere uitleg over welke persoonsgegevens worden verwerkt, door wie, met welk doel, en op basis van welke grondslag;
• Recht op inzage (art. 15 AVG): 
  Betrokkenen mogen opvragen welke gegevens Hero van hen verwerkt;
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): 
  Onjuiste of onvolledige persoonsgegevens kunnen worden aangepast of aangevuld;
• Recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’, art. 17 AVG): 
  Onder bepaalde voorwaarden kan worden verzocht om verwijdering van persoonsgegevens;
• Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG): 
  Betrokkenen kunnen verzoeken om de verwerking tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld bij geschillen over juistheid of rechtmatigheid;
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): 
  Betrokkenen kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij zullen deze verwerking staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
  Indien jouw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, kun je te allen tijde en kosteloos bezwaar maken. In dat geval zullen wij jouw persoonsgegevens niet langer voor dit doel verwerken. Dit geldt ook voor profilering die verband houdt met direct marketing;
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG): 
  Op verzoek kunnen persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat worden verstrekt;

Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je deze te allen tijde intrekken. 

13. Uitoefenen van uw rechten en klachten

Je kunt jouw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via privacy@hero.nl. Wij kunnen je vragen om je te identificeren, zodat wij zeker weten dat wij aan de juiste persoon informatie verstrekken. Wij reageren binnen 30 dagen. Bij complexere verzoeken kan deze termijn worden verlengd met maximaal twee maanden; hierover informeren wij je tijdig.  

13.1 Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via privacy@hero.nl zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl  

14. Definities

• Persoonsgegevens
  Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
• Verwerking
  Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
• Verwerkingsverantwoordelijke
  Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer het doel van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of lidstatelijk recht zijn bepaald, kan daarin worden vastgesteld wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.
• Verwerker
  Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke.
• Betrokkene
  De geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
• AVG
  De EU-Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (GDPR) of iedere andere privacy- en gegevensbeschermingswet die op onze activiteiten van toepassing kan zijn.
• Toestemming
  Elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.